キャリアコンサルタントにも必須 オンライン面談ツール

みなさん、こんにちは!人事の鵜木瑛梨です。今回の記事は、オンライン面談のノウハウです。

新型コロナウィルスが流行してから、オンラインでの面談や打ち合わせが増えましたよね。鵜木もZoomってなに?おいしいの?状態でしたが、今では当たり前のように使用しています。

オンラインを使用するにあたっても、一歩間違えると相手に悪い印象を与える場合もあります。
一緒にオンラインツールマスターになりましょう!

環境の設定

部屋(背景、光と場所)※主に在宅の場合

-背景はツールにより映る範囲が違います。何もない壁が無難で良いです。
-顔が暗くなるため、逆光はNGです。光が差す方向を意識してなるべく正面にPCを配置しましょう。
-家族や自分以外の人や声が入らない場所へうつしましょう。
-会社の場合は、会議室など、部屋をなるべく確保しましょう。

WiーFi、イヤフォン、カメラの準備

ー音や画面が途切れないか、聞こえにくくないか定期的に確認推奨します。
ー周りが静かであれば、イヤフォンよりPCのマイクの方がクリアな場合もあります。

✔オーディオ設定について

ー 参加時に「オーディオなしで続行しますか?」というポップアップが表示されます。オーディオなしの場合は他の参加者の声が聞こえない為、「コンピューターでオーディオに参加」をクリックしましょう。
ー内臓スピーカーにしたいのか、外付けのものにしたいのかなどを設定画面で選択できます。音が聞こえない場合は、「使用したいスピーカー」「使用したいマイク」を選べているかを確認しましょう。

✓コンピューターの通知音について

-PCで開いているチャットツール等はデフォルトの通知ONにしていると音が鳴り、相手にも聞こえてしまうので注意。
ー商談の際はツールを閉じておくと良いです。

環境づくりは、多少時間をかけて良いと思います。自宅で環境をつくることも大変ですが、社内でも会議室を予約したりと話せる環境をつくりましょう。

印象管理について

✓身だしなみ

-服装の乱れや、シワのないオフィスカジュアルがオススメです。トップスは暖色系など明るい色の方が、血色良く見えるため好ましいです。
-メイク、髪は対面と同じように整えましょう。清潔感や顔色などの意識も忘れずに。

-対面より声を1.2倍出すイメージで、はきはきと話しましょう。

-「え~」「ちょっと」「なんか」等多発する口癖や、大きいタイピング音に気を付けましょう。
-髪を触る仕草や、視点が散漫になるなど聞き手が気になる癖は、イメージや集中力の低下につながるので改善しましょう。

表情、視線

-視線はなるべくカメラと同じ高さにしましょう。
ローテーブルに直置きなど、視線よりカメラが低い場合、聴き手は見下されているように感じます。
-対面と同じく、表情は相手の話に同調するようにしっかり合わせましょう。

それでは実際どこまで印象が変わるのか?見てみましょう!

【BAD】

木原BAD写真

※写真は人事部の木原です

-逆光
-黒い服
-ローテーブルPC直置き
(視線が下がり見下している状態)
 

【GOOD】

木原GOOD写真

-正面に採光面
-白い服
-ローテブル+20cmほどUP※本や適当な箱でもOK
(視線がカメラと並行)

 
オンラインでは対面よりも視覚、聴覚による情報に過敏になります。対面以上に意識して、実践してみてください!

もしもの時のtips

接続切れ、誤ってMTGツールが落ちた場合

-事前に送っているURLなどからログインをしてもらうようすぐに、電話などで連絡をしましょう。
-別のオンラインツールのアカウントを発行し、備えておくことも重要です。
パソコンで面談をする場合は、アプリのインストールが必要ないZoomやWherebyがオススメです。こちらは、URLを発行し、共有するだけで簡単に開始することができます。

ちなみに2名までならZoom、4名までならWherebyがURL発行式で無料です!

✓声/画面の不具合が起きたら

ー相手か自身どちらに不具合が起きているか確認しましょう。
画面隅に電波マークで確認できるツールが多いです。Zoomでは、電波マークが黄色/赤色になると接続不良の状態です。

-相手/自分に関わらず不具合が起きている旨を伝え、下記2パターンをもとに臨機応変に対応をしましょう。

①会話が可能
→例)不具合を伝え、聞き返すかもしれしれない等配慮の声かけを行い、進めましょう。
画面のみオフにすると改善する場合もあります。

②会話が不可能
→例)チャット等で不具合の旨を伝え、環境チェックしましょう。
通信環境に問題ない場合、1度パソコンをシャットダウンしログインしなおす。
通信環境に問題がある場合、Wifiなどの設定をチェックと改善をしましょう。

もしものときの打開策は覚えておきましょう!焦らず丁寧に正確に対応していきましょう。

便利ツールの紹介

✓Wordのディクテーション機能 
音声入力で議事録など工数削減可能です。
MicrosoftOfficeのPowerPointやWordで使用可能。
右上のディクテーションボタンをクリックすると話し手の言葉を自動入力してくれます。

マウスポインター設定
商談で資料を指し示す際にポインター(カーソル)が小さくて見えにくい、など。
ポインターは大きさ、色が設定できるので商談前に設定すると良いです。
Windowsの場合)設定>簡単操作>カーソルとポインター

✓通信速度の確認 
https://fast.com/ja/
電波や通信が不安定、または不安な方は、こちらにアクセスしてみましょう。
目安として数値が20Mbps以上なら安定して話せると思います。10Mbpsを切ると不安定/速度が遅いので注意です。

その他オススメな使い方

-ミュート時にスペースキーを押すと、押している間ミュート解除されて楽ちんです。
ちなみに、zoomのショートカット集もあります。
ぜひ活用してみてください。https://zoomy.info/manuals/shortcutkey/

-パソコンによって背景選択ができないことがある。
背景選択ができないとき=アカウント発行していない場合が多いそうです。
アカウント発行してサインインしてみてください!

ーzoomで画面共有しながら音楽やBGMを流す方法。
共有コンテンツを選択する画面左下のコンピュータ音声共有にチェックを入れる。セミナー等の際には必須です。
設定し忘れた場合にも、共有画面時の上に出てくるバー右端の詳細ボタン(…)を押すと設定更新できます。

-zoom顔補正機能
肌つやをよくしてくれる機能があります。左下ビデオ設定からぜひ実践してみてください。

-ホスト権限機能
ホスト(主催者)のみ扱える機能がたくさんあります。アカウントの設定画面から確認しましょう。

ーSnapCameraを使うと盛り上がる
顔や姿を変身できる楽しい人気ツールですね!飲み会などカジュアルな場面で使用されてます。
「SnapCamera」で検索してまずはダウンロードをしましょう。
SnapCameraでカメラ起動→zoom等を起動、の順番じゃないと反映されない事があるので注意です。

ースマホを外部カメラとしてPCに認識させるツール
https://tokusengai.com/_ct/17359508

ー名刺風背景作成ツールzoomeが便利です 
これ気になってました!会社で統一してもGoodですね。

ーオンラインリアクション色々!
-オンラインでは「聞いているよ!」という反応やサインがとても大事ですね。
-メモの際に下を向くので誤解されないよう、画面に映るようメモしてますアピールもオススメです。
-対面以上に聴き手話し手どちらのときもオーバーにリアクションして意思疎通をはかっています。
-いつもより口角を上げてみましょう。

情報が限られるオンラインだからこその意識と行動、大事ですね!

ーSkypeを利用している企業もあるみたいです!
たしかに時々聞きます!「今すぐ通話」というアカウント発行無しで利用できる機能もあるみたいですね!

以上です!参考なりましたでしょうか。
オンライン面談は今後必須となります。細かい注意が、大きな成功に繋がることもあります!みなさんぜひ活用してみてくださいね!